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Cinco passos para reduzir custos com viagens corporativas


Viajar a negócios é uma prática necessária para boa parte das empresas brasileiras. Os custos das viagens corporativas, no entanto, se tornaram um desafio, já que o orçamento é, geralmente, limitado.


Para garantir que a equipe realize visitas a clientes, reuniões presenciais e prospecções, é preciso reduzir o custo global no que diz respeito à gestão de viagens corporativas. Vale a máxima: gastar menos para viajar mais.


Listamos abaixo cinco passos imprescindíveis para reduzir os custos. Confira!


Antecedência na compra

Planejar as viagens a trabalho é, talvez, a ação mais difícil dos profissionais. Isso porque imprevistos são comuns e nem sempre há um controle dos deslocamentos realizados. Para reduzir o problema, crie, junto com toda a equipe, um cronograma de viagens, com planejamento e graus de urgência. Assim, cada profissional fica sabendo onde os colegas estão e podem se programar para não efetuar o mesmo deslocamento. Além disso, com o cronograma a equipe ganha uma importante vantagem em relação a redução de custos: a compra antecipada de passagens e a realização de reservas.


Viagens combinadas

Um dos grandes erros, principalmente de empresas com muitas viagens aéreas, é ignorar o a importância do controle de custos de deslocamentos terrestres. Uma ação bastante prática é utilizar um mesmo veículo para mais profissionais, quando estes vão para uma região próxima. Assim eles podem atender um grande volume de clientes sem a necessidade de vários deslocamentos. O mesmo vale para a realização de entregas de produtos, por exemplo. Uma conferida nos pedidos que são da mesma região e um bom planejamento garante que todas as entregas sejam realizadas em poucas viagens.


Um custo, vários clientes

Esta dica vale, principalmente, para a equipe comercial e de pós venda. Quando for realizar uma prospecção, tente agendar a visita em diversas empresas que fiquem na mesma região. Conciliar datas para o agendamento de reuniões e avaliação dos serviços prestados faz com que o profissional não tenha que se deslocar diversas vezes e ainda traz mais controle ao centro de custos.


Hospedagem e localização

Verificar no mapa o local exato tanto de clientes que serão visitados quanto do hotel escolhido é uma prática que deve se tornar regra. Isso porque, mesmo que o hotel não seja o mais barato, se for próximo ao local em que o profissional trabalhará nos próximos dias, ele reduz os custos com táxi. Outra estratégia, em viagens curtas, é optar por hospedagem próxima ao aeroporto. Assim, além de evitar trânsito e possíveis atrasos, a equipe ainda reduz consideravelmente os gastos. O orçamento é melhor aproveitado e há novas possibilidades de viagens para fechamento de negócios.


Ter uma política de viagens definida

Essa é uma atitude imprescindível na redução de custos. Uma vez definida, a política de viagens torna claras as regras a serem seguidas e evita eventuais contratempos e gastos desnecessários. Ao adotar uma solução para controle e realização de solicitações de viagens, a política pode ser incluída no sistema através de parametrização. Um software com opção de bloqueio, por exemplo, faz com que os viajantes tenham que, obrigatoriamente seguir esta política. O importante é que as definições sejam claras e consistentes, de acordo com a realidade da empresa.





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