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Cinco passos para criar um programa de gestão de viagens


Um controle eficiente do budget de qualquer setor depende, fundamentalmente, de um

planejamento bem estruturado. Neste contexto, a gestão de viagens e despesas corporativas têm uma importância significativa.  Principalmente quando se trata da área comercial, que se desloca com frequência.


Por isso, no primeiro post do blog da Toodo, vamos falar sobre a criação de um eficiente programa de gestão de viagens. Confira nossas dicas e otimize a gestão das suas viagens corporativas!


Quem é o viajante e qual a sua necessidade?


Antes da criação propriamente dita, é preciso analisar para quem o programa de gestão de viagens será voltado. Gestores, diretores, analistas são, na maioria das vezes, os profissionais que se deslocam com frequência. Por isso, é preciso ter em mãos um histórico de viagens dos últimos meses e perceber quem mais precisa de estruturação neste sentido.

A partir daí, é possível começar a criar parâmetros e regras relacionadas aos valores que podem ser investidos, tempo de permanência, dias que em que as viagens podem ser executadas e outros itens essenciais.


Valores e datas para uma gestão eficaz


Um dos pontos crucias na gestão de viagens diz respeito aos valores permitidos e reembolsados pela empresa durante a viagem corporativa. É importante ter um teto para gastos com alimentação, por exemplo. Para definir o limite de valores, leve em consideração para quais lugares a equipe precisa viajar com frequência e outros fatores.


Por exemplo: capitais tendem a ter preços mais elevados quando o assunto é alimentação. Se o valor estipulado será por dia (diárias de refeições) é preciso analisar se o café da manhã está incluso na reserva do hotel, o que reduz um possível gasto extra.


É importante também estipular quando a equipe pode viajar. Reservar passagens com antecedência garante melhor preço. O programa de gestão de viagens pode prever esta antecipação como regra para a compra. Fins de semana, além de serem mais caros ainda implicam no pagamento de horas extras aos profissionais. Evitar esse tipo de gasto também depende do programa. Nele pode-se prever datas e horários em que as viagens devem ser efetuadas.


Conferência: o programa de gestão de viagens é bom para todos!


A estruturação das regras em relação às viagens corporativas beneficia companhia e profissionais. Estipule nele os prazos para conferência e reembolso. Assim o profissional se esforçará para garantir que suas despesas serão cobertas pela empresa. A conferência deve ser feita mediante apresentação de comprovantes de gastos.


Em caso de passagens e hospedagens, a companhia pode realizar a reserva diretamente, faturando os valores em seu centro de custos. Assim, esses valores não precisam ser antecipados ou pagos posteriormente ao profissional. Isso evita gastos com transações bancárias e garante preços mais acessíveis, através da antecipação das despesas.

E não esqueça: as regras do programa devem estar acessíveis a todos, através de um documento público. Dessa forma a cobrança pelo cumprimento de prazos e regras fica mais clara.


Quer saber mais sobre programas de gestão de viagens e conferir dicas para tornar o dia a dia de empresa e viajantes mais eficientes? Acompanhe nosso blog semanalmente e deixe suas opiniões e dúvidas nos comentários.





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